E-posta Cevaplama Süresi

Günümüzde herhangi birine e-postayla ulaşmak oldukça kolay. Fakat e-posta cevaplama süresi iki taraf için de büyük bir dert.

Araştırmalar e-postayı atan tarafın ve ilk yanıt süresinin sürecin devamı için önemli olduğunu gösteriyor. İş tipine göre müşterilere daha hızlı yanıt verilmesi ve bunun bir standarta kavuşturulması idealize ediliyor.

Şahsi deneyimlerimse bu sürenin sadece ‘eldeki iş yükü’ ile orantılı olması gerektiğini gösteriyor. Dolayısıyla e-postaları bazen dakikalar içinde, bazen de bir kaç gün sonra yanıtlıyorum.

Neden Hemen Cevaplamıyorum?

Eğer aldığım e-posta benim için zaman alacak bir işe dönüşecekse ve elimde bir iş varsa hemen cevapla(ya)mıyorum. Çünkü yapılacak işlerim varken yeni bir e-postayı daha işe dönüştürmek, masamın üzerinde dosya biriktirmek kadar anlamsız oluyor. (Bkz: Eş zamanlı çalışma verimsizliği)

Diğer yandan e-posta hemen sonuca bağlandığında ve iş üzerime kaldığında, karşı taraf nihai sonucu görmek konusunda daha sabırsız oluyor. Bir e-postaya hemen cevap verdiğinizde bir sonraki mesajın da aynı hızda geleceği sanılıyor. Tıpkı sevgili mesajlaşması gibi. Dolayısıyla biraz ağırdan almak iyi oluyor. Meşgul taklidi yapmıyorum.

Çok uzun ilk mesajlar, daha çok zaman isteyenler, internette bir kaç aramayla bulunabilecek şeyleri soranlar ve görüşme gerektiren e-postalar biraz bekliyor. (Bir de benim kararsızlığım ve hayır diyememezliğim var.)

Sınırsız E-posta, Sınırlı Zaman

İktisatın tanımında olduğu gibi, sınırlı zamanımıza sınırsız bir akış sıkıştırmaya çalıştığımız bir şeyden bahsediyoruz. E-postayı hızlı cevaplamak bu döngüyü çözmüyor. İş yükünün üzerinde bir e-posta trafiğinin verimliliği düşüreceğine inanıyorum.

Dolayısıyla e-postanın erişilebilirlik anlamında sunduğu kolaylık, bir yandan da sorun haline gelmiş durumda. Tıpkı cep telefonumuzdan her an erişebilir olmamız  ve bunu istemememiz gibi. Cep telefonumuzu kapatabiliyoruz ama e-postamız 7/24 açık, asla kapatamıyoruz.

Ne Yapmalı?

Sanırım tek yapabileceğimiz yine verimli çalışma disiplinini oturtmaya çalışmak ve e-posta etiketlerini daha iyi kullanmaya alışmak. Bir ara ‘E-postanızı aldım, ilk fırsatta yanıtlayacağım.‘ gibi bir otomatik cevapla süreci yumuşatmayı düşündüm ama uygulamadım.

E-postaya günde sadece bir kaç kez bakmayı şimdilik başaramıyorum. Tavsiyelerinize açığım.

Dipnot: Epeydir düşündüğüm bu yazıyı hem içimi dökmek hem de yeri geldiğinde paylaşmak için yazdım. Beklettiğim kişilerden de bu vesileyle affımı diliyorum.