Fırat Demirel - Teknoloji, İnternet, Hayat

E-posta Cevaplama Süresi

Günümüzde herhangi birine e-postayla ulaşmak oldukça kolay. Fakat e-posta cevaplama süresi iki taraf için de büyük bir dert.

Araştırmalar e-postayı atan tarafın ve ilk yanıt süresinin sürecin devamı için önemli olduğunu gösteriyor. İş tipine göre müşterilere daha hızlı yanıt verilmesi ve bunun bir standarta kavuşturulması idealize ediliyor.

Şahsi deneyimlerimse bu sürenin sadece ‘eldeki iş yükü’ ile orantılı olması gerektiğini gösteriyor. Dolayısıyla e-postaları bazen dakikalar içinde, bazen de bir kaç gün sonra yanıtlıyorum.

Eposta-Cevaplama-Suresi-2
Neden Hemen Cevaplamıyorum?

Eğer aldığım e-posta benim için zaman alacak bir işe dönüşecekse ve elimde bir iş varsa hemen cevapla(ya)mıyorum. Çünkü yapılacak işlerim varken yeni bir e-postayı daha işe dönüştürmek, masamın üzerinde dosya biriktirmek kadar anlamsız oluyor. (Bkz: Eş zamanlı çalışma verimsizliği)

Diğer yandan e-posta hemen sonuca bağlandığında ve iş üzerime kaldığında, karşı taraf nihai sonucu görmek konusunda daha sabırsız oluyor. Bir e-postaya hemen cevap verdiğinizde bir sonraki mesajın da aynı hızda geleceği sanılıyor. Tıpkı sevgili mesajlaşması gibi. Dolayısıyla biraz ağırdan almak iyi oluyor. Meşgul taklidi yapmıyorum.

Çok uzun ilk mesajlar, daha çok zaman isteyenler, internette bir kaç aramayla bulunabilecek şeyleri soranlar ve görüşme gerektiren e-postalar biraz bekliyor. (Bir de benim kararsızlığım ve hayır diyememezliğim var.)

Sınırsız E-posta, Sınırlı Zaman

İktisatın tanımında olduğu gibi, sınırlı zamanımıza sınırsız bir akış sıkıştırmaya çalıştığımız bir şeyden bahsediyoruz. E-postayı hızlı cevaplamak bu döngüyü çözmüyor. İş yükünün üzerinde bir e-posta trafiğinin verimliliği düşüreceğine inanıyorum.

Dolayısıyla e-postanın erişilebilirlik anlamında sunduğu kolaylık, bir yandan da sorun haline gelmiş durumda. Tıpkı cep telefonumuzdan her an erişebilir olmamız  ve bunu istemememiz gibi. Cep telefonumuzu kapatabiliyoruz ama e-postamız 7/24 açık, asla kapatamıyoruz.

Ne Yapmalı?

Sanırım tek yapabileceğimiz yine verimli çalışma disiplinini oturtmaya çalışmak ve e-posta etiketlerini daha iyi kullanmaya alışmak. Bir ara ‘E-postanızı aldım, ilk fırsatta yanıtlayacağım.‘ gibi bir otomatik cevapla süreci yumuşatmayı düşündüm ama uygulamadım.

E-postaya günde sadece bir kaç kez bakmayı şimdilik başaramıyorum. Tavsiyelerinize açığım.

Dipnot: Epeydir düşündüğüm bu yazıyı hem içimi dökmek hem de yeri geldiğinde paylaşmak için yazdım. Beklettiğim kişilerden de bu vesileyle affımı diliyorum.


Also published on Medium.

Kategori: Verimlilik

Moore Yasası nedir? » « Kendime ilk meydan okumam: Sosyal ağ uygulamalarına veda

5 Güzel Yorum var

  1. Google Inbox veya Mailboxapp bu konuda imdadınıza yetişebilir. Gelen e-postaları cevaplayabileceğiniz hatta okumak istediğiniz zamana göre ileri tarihe atabiliyorsunuz. Bu sayede önce acil veya sizin için önemli olanları cevaplayabilir, daha sonra vakit buldukça diğer mesajlarla ile ilgilenebilirsiniz. Bu elbette ki mesajları hemen cevaplama oranızı etkilemeyebilir ancak posta kutunuzdaki kontrolü arttırmanıza fayda sağlayabilir…

  2. Fırat

    Mart 23, 2015 — 10:04 am

    Tavsiyeniz için teşekkürler. Google Inbox’ı erkenden denemiş ve izlenimlerimi paylaşmıştım. (link) Hatta geçenlerde Firefox’tan da erişime açıldı ama kanaatimin biraz değiştiği paylaştım.

    Mailboxapp satın alınmadan önce epey kullandım ama en çok yaptığım şey hızlıca e-postaları arşivlemekti.

    Gmail’deki e-posta işaretleme görsellerini değiştiğinden beri bir türlü ısınamadım maalesef. Bir ara sonra cevaplayacaklarımı ayrı bir etikete taşımaya başladım ama gözden ırak olan gönülden de ırak oldu.

    Sanırım yeniden işaretçilere motive olmam lazım.

  3. Gmail’de Priority Inbox kullanmanızı kesinlikle öneririm (ki muhtelemen kullanıyorsunuzdur). Bunu filtrelerle destekleyin. Örneğin sizin için mutlaka okunması ve cevaplanması gereken adresleri yıldızlayabilir, bu kişilerden gelen mesajları her zaman posta kutunuzun üstünde konumlandırabilirsiniz. Böylece, acil/acele/önemli e-postalar gözden kaçmaz. (Gün içinde 50 taneden fazla acil/önemli e-posta geliyorsa o zaman işiniz biraz daha zorlaşıyor)

    Okunan ama cevaplanmayan mesajlar için örneğin şöyle etiketler oluşturabilirsiniz: 3Gun, 1Hafta, HaftaSonu ya da 1Pzt, 2Sali, 3Carsamba, 4Persembe, 5Cuma. O mesajları hangi zaman diliminde cevaplayabileceğinizi kestirebiliyorsanız, o zaman cevaplayabilir, e-posta bombardımanının o an yapacağınız işi bölmesini engellemiş olursunuz. Ya da benim sık başıma gelen, uzun bir metin ya da detaylı bir e-posta yazarken araya giren e-postalarla muhattap olmamak için, Gmail arayüzündeki e-posta yaz penceresini tam ekran kullanabilir siz mesajınızı bitirene kadar gelen mesajları gözardı edebilirsiniz.

  4. Merhaba,
    Hepimizin kanayan yarası bu sanırım. Okunup sonra bakacağım diye yeniden okunmadı olarak işaretlenen, işaretlenen mailler biriktikçe outlook da çekilmez bir hal alabiliyor.

Bir Cevap Yazın

Copyright © 2017 Fırat Demirel – Teknoloji, İnternet, Hayat

Theme by Anders NorenUp ↑